Kaikki me tehdään listoja siitä mitä pitäisi tehdä. Jollekin on luontevaa rakentaa listaa paperille, toinen tykkää tehdä tietokoneelle listausta exceliin, kolmas kerää post-it-lappuja tietokoneen kylkeen.
Kun asian kirjaa ylös, niin siihen voi palata myöhemmin, ehkä paremmalla ajalla, vai mitä?
Itselläni tämä toimii toisinpäin. Kun kirjaan asian ylös, se poistuu mielestäni ja jos se on tarpeeksi kauan hoitamatta, mieli kääntää sen hoidetuksi – olenhan sitä jo työstänyt kun olen sen kirjannut ylös. Ja sitten asia hautautuu muiden tuoreempien listausten alle. Siinä sitä sitten sykitään viime metreillä kun joku kysyy asian perään.
Mitä jos muuttaisit toimintatapojasi?
Kun hoidat eteen tulevat asiat heti, saat enemmän aikaan. Jos taipumuksesi on lykätä töitä ”parempaan ajankohtaan”, voit löytää itsesi tilanteesta, jossa parempaa aikaa ei koskaan tule. Loputtoman listasi alimmaiset tehtävät ovat jo myöhässä. Kun suoritat tehtävän yhdellä kertaa kevennät työtaakkaasi ja muistiasi.
Jos asian voi käsitellä heti, tee se. Soita puhelu, vastaa sähköpostiin heti, puhu ongelmasta välittömästi. Siten homma on hoidettu kerralla eikä siihen tarvitse palata useita kertoja. Jokaisen paperin ja sähköpostin lukeminen kahteen on tarpeetonta eikä hyödytä sinua lainkaan. Tee asiat pois kerralla.
Toimi, älä priorisoi!
Priorisointi on välttämätöntä, varsinkin aikapaineen alla ja miten mukava sitä onkaan käyttää myös verukkeena sille, että ei ole saanut asioita hoidettua loppuun. Priorisoinnissa tuntuu myös käyvän usein niin, että listan kärkeen nousee uusia asioita ja ne viimeisimmät vaipuvat yhä kauemmaksi toteutumisesta. Jotkut jopa niin kauas, että aika menee niiden ohi eivätkä ne koskaan valmistu. Hoida siis pikkuasiat pois saman tien, jotta ne eivät jää painamaan mieltäsi.
Keskity!
Ratkaise ongelmat silloin kun ne ovat vielä pieniä. Älä anna niiden kasvaa suuriksi, jolloin niihin tarttuminen vaatii enemmän ponnistelua. Varmista oma työrauhasi, jotta voit keskittyä täysin sen suorittamiseen. Ja suorita tehtäväsi kerralla valmiiksi. Mieti omaa päivärytmiäsi ja toimi sen mukaan mikä sinulle parhaiten sopii. Joku on parhaimmillaan aamulla, toinen iltapäivällä. Mikä tahansa oma rytmisi onkaan, tee sen mukaisesti keskittyneesti ja tavoitteellisesti tehtävä loppuun asti.
Ratkaise ongelmat heti
Älä lykkää epämiellyttäviä tai vaikeita asioita eteenpäin vaan selätä ne saman tien. Ne ei katoa mihinkään ilman niihin tarttumista ja niiden hoitamatta jättäminen voi olla pahempi vaihtoehto, joka vaivaa mieltäsi kokoajan. Asioiden lykkääminen on usein pelkkä paha tapa.
Mitä sinun pitää tehdä nyt ihan ensimmäiseksi? Keskity tähän ensimmäiseen tehtävään ja hoida homma niin hyvin kuin osaat.
Vastaa