Minulta kysyttiin pysäyttävä kysymys: “Miten pystyt suorittamaan niin paljon kun itse yritän vain selviytyä kaikesta eteen tulevasta tekemisestä?”
Vastasin kysymyksellä: “Mikä ero on selviytymisellä ja suorittamisella?”
Jäin miettimään, miten oikeasti toimin ja miksi se näyttää jonkun mielestä suorittamiselta eikä selviytymiseltä? Tosiasiahan on se, että arkemme täyttyy molemmista, kyse on siitä miksi me toimintamme nimeämme.
Tässä muutamia ajatuksia arjessa selviytymisestä ja tehtävien suorittamisesta:
Keskity merkityksellisiin asioihin ja tekemisiin
Tee ainoastaan niitä asioita, jotka vievät asioita eteenpäin. Jos keskityt asioihin, jotka eivät vie sinua kohti tavoitteitasi, tuhlaat omaa (ja usein myös muiden) aikaa turhanpäiväisyyksiin. Vain merkitykselliset asiat motivoivat toimimaan tuloksellisesti.
Työtehtävien tekeminen aikataulussa auttaa sinua hallitsemaan arkeasi. Varaa myös riittävästi aikaa asioiden tekemiselle niin, että mahdolliset keskeytykset eivät estä sinua hoitamasta ja laittamasta valmiita tehtäviä eteenpäin aikataulussa. Älä siis täytä päivääsi palavereilla vaan jätä aikaa asioiden tekemiseen kerralla loppuun asti.
Tee valintoja ja priorisoi
Jokaisella meistä on kiire. Kiire on nykypäivän trendi, ei ahkeruuden merkki tai kunnioitettava olotila. Kiireistä ihmistä usein pidetään myös tärkeänä ja ahkerana. Minun mielestäni se on tehottomuutta ja päättämättömyyttä siitä, mitä oikeasti pitää saada aikaiseksi. Löydän myös itseni aika ajoin kiireellisenä jolloin on aika nostaa pää puskasta katsoakseen ympärilleen nähdäkseen minne on menossa ja miten pitkä matka tavoitteeseen on.
Valitsemalla tehtävät tärkeyden, kiinnostavuuden ja aikataulun mukaan voit rakentaa itsellesi hyvän suunnitelman niiden tekemiseen.
Priorisoi tärkeimmästä lähtien huomioiden aikataulut. Itse teen hankalimmat tehtävät heti aamulla kun olen virkeimmilläni, aamupäivälle sijoitan usein ajatusta vaativat valmistelevat tehtävät ja iltapäivällä suoritan rutiineja vaativat tehtävät. Löydä itsellesi sopiva rytmi tarkkailemalla omaa vireystilaasi vuorokauden eri aikoina.
Seuraatko monia eri kanavia työpäiväsi aikana? Mieti, mitkä niistä ovat omalle toiminnallesi tai tehtävällesi tärkeitä. Eroa sähköpostilistoilta ja muista ryhmistä joilla ei ole merkitystä omille tavoitteillesi. Jos et ole pitkään aikaan saanut mitään uusia oivalluksia sähköpostiryhmästä niin lopeta sen tilaaminen. Sinulta säästyy huomattavasti aikaa kun postilaatikkosi ei kuormitu. Jos tulet katumapäälle, voit aina palata takaisin.
Valitse tapaamisesi huolella
Tapaatko ihmisiä vain siksi, että he haluavat tavata sinut?
Jokaisella tapaamisella tulisi olla tavoite joka palvelee yhteistä visiota.
Työasioissa tavoitteena on usein tiedon saaminen tai jakaminen, uuden ideointi, vanhan parantaminen, ongelmanratkaisu jne. Eli yleisesti asioiden valmiiksi saattaminen.
Näissä tapaamisissa on hyvä olla aiheen lisäksi agenda ja tavoite tapaamisen lopputulokselle. Toimi tapaamisessa aktiivisesti kohti yhteistä tavoitetta ja muista sopia palaverin lopuksi yhteiset toimintamallit, vastuut ja aikataulut sekä mahdollinen seuraava palaveriaika.
Mieti tarkkaan, mikäli sinut halutaan palaveriin vain sen takia että olet aihe-alueen ainoa asiantuntija (ja mahdollisesti myös ainoa osallistuja jolla on palaveriin jotain annettavaa). Saatat löytää itsesi tilanteesta, jossa olet yksityiskohtaisesti kertonut projektin taustoista, tavoitteista, toteutuksesta ja aikataulutuksesta. Tämän jälkeen muut toteavat sinun osaavan tämän niin hyvin, että voitkin itse suorittaa kaikki mainitsemasi tehtävät. Bonuksena saattaa tulla myös toteamus: “Pidä meidät tietoisina projektista ja lisää meidät myös kaikkiin projektia koskeviin sähköposteihin.” Palaveria tehokkaampaa on tehdä projektisuunnitelma, jonka lähetät tiedoksi muille. Jos lisätietoa tämän jälkeen vielä kaivataan, sovi palaveri, jossa käytte asiat läpi. Näin säästät kaikkien aikaa ja tieto välittyy tarvitsijoille aikatauluineen. Kysy aina mitä sinulta odotetaan palaverissa ja miten sinun toivotaan valmistautuvan niihin. Näin palavereista tulee tehokkaita ja samalla opetat huomaamattomasti muita miettimään palaverin sisältöä, osallistujia, kestoa ja tarpeellisuutta.
Valitse vapaa-ajan tapaamisesi sen mukaan, miltä itsestäsi tuntuu. On ihan ok jäädä pois kaveritapaamisista mikäli sinulla on muita kiireitä. Monet pelkää kieltäytymisen johtavan siihen, että jatkossa ei ehkä enää otetakaan mukaan yhteisiin rientoihin. Aivan turhaan, sillä ystävät eivät katoa, vaikka joka kerta et mukana olisikaan. Jos katoavat, voit miettiä oliko ystävyys sittenkään molemminpuolista. Pidä huoli siitä, että työn vastapainoksi sinulla on sopivassa määrin mahdollisuuksia nauttia vapaa-ajan verkostoistasi. Näissä tapaamisissa on parempi, ettei mitään valmista agendaa ole. Yhdessä oleminen ilman agendaa on voimaannuttavaa!
Reagoi viipymättä
Muista, että jonkun toisen onnistuminen on riippuvainen siitä, että sinä hoidat oman osuutesi ajoissa ja laadukkaasti. Mielellään myös proaktiivisesti ennen deadlinen umpeutumista.
Sähköpostit haittaavat usein keskittymistämme, varsinkin jos olet asettanut ilmoitukset pompahtamaan näyttöösi sähköpostin saapuessa. Ruudussa vilahtava sähköposti häiritsee keskittymistäsi ja saa ajatuksesi harhailemaan. Saatat tuntea velvollisuutta vastata välittömästi ja samalla tulee luettua myös muutkin sähköpostit tai aloittaa tarvittavat selvitystyöt tai uppoutua viestissä olevaan linkkiin ja sitä kautta huomata tunnin kadonneen… Aiemmin luin sähköpostit heti kun ne kolahtivat sähköpostiini, merkkasin niitä uudelleen lukemattomiksi, liputin tärkeiksi ja jopa kalenteroin niihin vastaamista. Tähän kului aikaa, eikä mitään tullut sinä aikana valmiiksi. Erittäin stressaavaa!
Nykyään luen sähköpostit pari, kolme kertaa päivässä ja pyrin vastaamaan välittömästi jos se on mahdollista. Olen huomannut hyväksi tavan, jossa keskityn yhteen viestiin kerrallaan eli en sulje viestiä palatakseni siihen myöhemmin. Suurimpaan osaan viestejä voi vastata heti. Mikäli viesti vaatii jonkin asian tekemistä, tiedonkeruuta tai kontaktointia asiantuntijaan menee siihen luonnollisesti hieman pidempään.
Itse laitan sähköposteihini jo otsikkoon asian ja DL:n valmiiksi, jotta vastaanottajalle jo ensi silmäyksellä mihin mennessä toivon vastausta. Näin varmistan sen, että vastaanottaja tietää viestiin sisältyvän tehtäviä, jotka tulee suorittaa tiettyyn aikaan mennessä. Jos itse saan tällaisen viestin en odota sen avaamista annettuun määräaikaan asti vaan lähetän vastauksen mahdollisimman nopeasti. Näin autan vastaanottajan arkea ja vältän sitä, että viesti hautautuu muiden alle ja jää kokonaan vastaamatta.
Älä anna ajan kasvattaa haasteitasi ongelmiksi
Yritän tehdä pienet haasteet pois mahdollisimman nopeasti, jotta ne eivät kasva isoiksi ongelmiksi, sillä isoja niistä tulee paineen alla. Paineessa ratkaisut ongelmiin kulkevat yleensä samaa rataa kuin aina ennenkin, ei ole aikaa pysähtyä miettimään jotain uutta, luovaa ratkaisua. Siksi niin usein tulee tyydyttyä vanhoihin metodeihin ja lopputulos ei ole itselle riittävän laadukas. Asia jää kaivertamaan mieltä eikä seuraavan tehtävän aloittaminen ole helppoa.
Huolehdi siitä, että sinulla on tarvittava työrauha jotta voit keskittyä yhteen asiaan kerrallaan. Sen saat luotua olemalla itse esimerkkinä myös muille siitä, miten asiat voi tehdä ajallaan ja kerralla oikein. Muista, miltä sinusta tuntuu kun sinut keskeytetään ja kunnioita myös työkaverin ajankäyttöä. Jos hoidat asiat ajallaan niin saat jatkossakin tehdä työsi ilman työkavereiden varmistelua siitä, onko homma jo työn alla.
Muista, että et ole teräsmies!
Ole armollinen itsellesi ja salli lipsumiset, myös tästä listasta! Kaiken aikaa ei tarvitse olla tehokas, täydellinen suorittaja tai edes omasta mielestä riittävä. Joskus on hyvä ymmärtää, että me kaikki olemme inhimillisiä olentoja. Jokaisessa hetkessä ei pidä päteä, eikä edes olla hyvä. Pääasia on se, että uskallat olla oma itsesi. Teräsmieskin rentoutuu jotta jaksaa taas pelastaa maailman. Rentoudu sinäkin! Huolehdi omasta maailmastasi ja muista nauttia sen tuomista hetkistä.
Minulle toimintatapojen muutos oli käänteentekevä hetki. Sitä pitää haluta ja siihen pitää sitoutua, jotta se toimii. On varmaa, että aika ajoin tulee hetkiä, jolloin tuntuu että kaikki romahtaa ja palapeli on levällään. Se on vain inhimillistä, kukaan meistä ei ole kone joka jaksaa suorittaa loputtomiin. Siksi on tärkeää varata aikaa myös palautumiselle.
Näe tavoitteesi kirkkaina ja anna niiden valaista tietäsi. Pimeässä ei kannata kompuroida, kuunvalossa löytää polun läpi synkänkin metsän.
Vastaa