Meillä kaikilla on kokemuksia erilaisista tavoista antaa ja saada palautetta.
Useat ovat myös kehittäneet palautteenantoaan positiivisemmaksi. Tässä muutamia vinkkejä paremman palautteen antamiseen ja vastaanottamiseen.
Milloin palautetta annetaan?
Jos sihiset kiukusta ja haluat purkaa omaa tyytymättömyyttäsi, hengitä rauhassa, tasaa sykkeesi ja mieti vielä kerran onko tämä hetki oikea? Tunnekuohussa annettu palaute ei ole koskaan hyvä vaihtoehto. Et pysty omalta kuohultasi keskustelemaan asiasta neutraalisti. Et näe mahdollisuuksia tilanteen korjaamiseksi yhdessä ja tuloksellisesti. Sen sijaan saat aikaan kunnon väittelyn, jossa molemmat osapuolet syyttävät toisiaan ja puolustavat omaa kantaansa. Asia ei etene mihinkään ja molemmille jää paha mieli tai jopa vuosikausia kestävä kyräily saattaa saada juuri tuossa hetkessä alkunsa.
Palautetta kannattaa antaa silloin kun oikeasti haluat olla toiselle avuksi. Mieti miten voit auttaa toista kehittymään opastamalla ja neuvomalla tehokkaampia tapoja suorittaa käsillä oleva tehtävä tai haaste.
Sanojen voima on valtava
Kaikki me olemme varmasti sortuneet yleistämisiin. Mieti ensin millaisen lopputuloksen haluat ja valitse, miten esität palautteesi. Pienillä sanoilla saat valtavasti aikaa, joko hyvää tai pahaa. Yleistäminen on varmaan kaikkein eniten palautteessa kuultava tapa. Yleistäviä sanoja ovat mm. aina, ikinä, koskaan, alati, jatkuvasti, toistuvasti, taas, joka kerta, edelleen jne. Tunnistatko näitä omassa sanavarastossasi?
Mieti etukäteen minkä vaikutuksen haluat palautteellasi antaa. Miten muotoilet sen kannustavaksi lannistavan sijasta? Kannattaa miettiä mikä auttaa toista eteenpäin ja miten saat toisen kuuntelemaan ja muuttamaan toimintaansa paremmaksi. Miten itse haluaisit palautetta itsellesi? Asia pitää tulla esille niin, että kumpikin teistä tunnistaa mistä on kyse ja miten asiaa voi kehittää paremmaksi.
Onko oikeaa ajoitusta olemassa?
Älä panttaa palautteen antamista ”parempaan hetkeen”. Palaute on parhaimmillaan silloin kun se on ajankohtaista ja kohdistuu tiettyyn tuoreeseen tapahtumaan. Silloin molemmilla on tuoreessa muistissa tapahtuma, johon palaute liittyy. Vanhoja asioita ei kannata nostaa esiin, vaikka samankaltaista olisi aiemminkin huomattu, käsittele vain juuri käsillä olevaa tapahtumaa.
Kerro oma näkemyksesi ja kuuntele toisen vastaus
Aika usein palautteen antajalla on vahva käsitys siitä miten hän itse näkee tilanteen. Pahinta on se, jos joku muu on kertonut asian esimerkiksi esimiehelle ja pyytää häntä hoitamaan asian. Omasta mielestäni jokaisen tulisi olla valmis ottamaan vastuu palautteen antamisesta jos sellaiseen on tarvetta. Toinen ei voi olla sanansaattajana, siitä ei tule mitään, faktat ja tunteet puuttuvat eikä niitä voi toisen puolesta sanoittaa. Voit puhua vain omasta puolestasi.
Pyri aina lopputulokseen, jossa molemmat tiedostavat ongelman, ovat ilmaisseet oman kantansa ja lopputuloksena on yhteisymmärrys siitä mikä vaikutus tällä keskustelulla on ollut molempiin osapuoliin. Miten jatkatte tästä yhdessä hyvillä mielin?
Vaihtamalla yhtä sanaa voit tehostaa palautteesi vaikutusta
On haasteellista miettiä miten palautetta tulee antaa niin, että se ei kirvoita tunteita tai syyllisyyttä. Itse olen käyttänyt jo vuosia hyvää vinkkiä jossa vaihdetaan vain yksi sana.
Sen sijaan että sanot ”Tämä homma tuli hoidettua MUTTA aikataulu petti pahasti.” Itse asiassa tulit juuri sanoneeksi että homma meni pieleen koska se ei toteutunut annetussa aikataulussa.
Vaihda lause muotoon ”Tämä homma tuli hyvin valmiiksi JA ensi kerralla otetaan huomioon aikatauluun vaikuttavat tekijät ennen aloitusta .” Varmistetaan että seuraavalla kerralla on tiedossa miten tehtävää voi kehittää. Pienin askelin kohti täydellisyyttä.
Erinomaisia, eteenpäin buustaavia palautekeskusteluita!
Vastaa